Dataskyddspolicy
DATASKYDDSPOLICY FÖR BYRÅ FEMTIOTVÅ AB
Policy för personuppgiftshantering
Innehållsförteckning
1 Inledning och syfte
Syftet med denna policy är att säkerställa att Byrå Femtiotvå AB hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data. Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare och nära samarbetspartners.
2 Tillämpning och revidering
Vd ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov.
Vd är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn
till följd av
nya och förändrade regelverk.
Denna policy är tillämplig för företagets styrelseledamöter, VD,
medarbetare samt
uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.
3 Organisation och ansvar
Vd har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.
4 Begrepp och förkortningar
Personuppgift:
En
personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras
till en fysisk person som är i livet.
Registrerad:
Den som en
personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller
indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.
Personuppgiftsbehandling:
En åtgärd eller
kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de
utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering
och strukturering.
5 Personuppgiftsbehandling
· Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:
o Laglighet
o Ändamålsbegränsning
o Uppgiftsminimering
o Korrekthet
o Lagringsminimering
o Integritet och konfidentialitet
· Kunder - vi sparar endast kontaktuppgifter relevanta för att utföra beställda uppdrag. Vi raderar kontaktuppgifter då en kund inte gjort någon beställning de senaste fem åren.
· Leverantörer - vi sparar endast kontaktuppgifter relevanta för att beställa specifika uppdrag. Vi raderar kontaktuppgifter då en leverantör inte varit aktuell de senaste fem åren.
· Kunders kunder eller anställda - dessa uppgifter lagras endast under pågående projekt och raderas därefter ifrån våra datasystem. De uppgifter som lagras i samband med pågående projekt är arbetsgivare, namn, adress, telefonnummer, e-postadress samt specialbehov såsom kost eller handikapp dvs uppgifter relevanta för pågående projekt.
· Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras i Dataskyddsförordningsregistret Byrå Femtiotvå AB.xlsx
·
Uppföljning och utvärdering av vår
hantering av personuppgifter
ska ske minst årligen.
·
Eventuella incidenter rörande personuppgifter
som vi behandlar ska
utav vd utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga
åtgärder med
anledning av incidenten.
· Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.